fbpx سكاي بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) | سماء لتكنولوجيا المعلومات
  • English
  • العربية

سكاي بيان لإدارة مسار العمل (Workflow)

مقدّمة

تستند العديد من عمليات الموارد البشرية على استخدام الورق والأساليب غير الفعالة التي من شأنها أن تتسبّب في توليد معلومات خاطئة ومضللة محدثة بالتالي تأخّر كبير في مسار العمليات. وبالتالي، كان لا بدّ من إيجاد حل برمجي يعمل على معالجة المشاكل والتحديات التي قد تواجه أي مدير في أية منظّمة.

تؤثر الموارد البشرية على كل موظف في كل دائرة، وبالتالي فإن إدارة الموارد البشرية قد أصبحت معقدة بعض الشيء وتستغرق الكثير من الوقت. إضافة إلى أن العديد من المنظمات تواجه تحدّيا في إيجاد طرق أكثر كفاءة في إدارة عمليات الموارد البشرية والمحافظة على إنتاجيتهم وزيادتها.

من أجل ذلك، تمّ تطوير نظام بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) لتوفير الحلول الضرورية للمنظمات لإدارة وتطوير مهام الموارد البشرية، ابتداء من عملية إرسال السيرة الذاتية للشركة، انتهاء بمغادرة الموظف والتي تتضمن العديد من العمليات الأساسية التي ينبغي الأخذ بها لضمان إنتاجية كلّا من الموظفين والمنظمة. وبعض مهام الموارد البشرية التي يسعى نظام بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) لإدارتها هي طلبات المغادرة، طلبات العمل، التنبيهات، شهادات التقدير، تغيير حالة الموظف، تقييم الأداء وتقييم فترة التدريب.

تمّ تطوير بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) وربطه بشكل كامل مع بيان لإدارة الموارد البشرية، الأمرالذي يتيح عملية انتقال المعلومات الخاصة بالموظفين والمدراء وإتمامها بشكل تلقائي جنبا إلى جنب أداء مهام الموارد البشرية مع تجنب حدوث أي تأخيرات غير ضرورية.

والجدير بالذكر أنه بواسطة استخدام أنظمة بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) و بيان للخدمات الذاتية، أصبح بإمكان المنظمات حل العديد من المشاكل كالأخطاء في إدخال البيانات، التأخيرات في العملية بسبب جمع المعلومات الخاطئة، انزعاج المدراء من عدم مقدرتهم على رؤية حالة طلبات موظفيهم، والتكاليف العالية، والخدمة الضعيفة للزبون والمخاطرة بعدم تلبية المتطلبات التنظيمية.

كما يساعد بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) في تنظيم العمليات وتأسيس اتصال تنظيمي صحيح. الأمر الذي يؤدي إلى تعزيز إنتاجية العمل في بيئة العمل الموجودة ونشرها إلى الدوائر الأخرى، بالإضافة إلى إدارة القضايا الخاصة بالوقت، وإتاحة الوصول للمعلومات ورؤيتها.

ويساعد بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) دوائر الموارد البشرية على تعزيز إنتاجيتهم وتحقيق كفاءة تنظيمية أكبر عبر أتمتة عمليات الموارد البشرية الداخلية، تسهيل الاتصال والتعاون الدائري الداخلي، إدارة قضايا الوقت الحساسة، وضبط أداء العمليات، كما يساعد مدراء الموارد البشرية ودوائرهم في التوقف عن استخدام الورق، وإتاحة الفرصة للتركيز على مهام أكثر استراتيجية.

الخدمات الذاتية في بيان لإدارة مسار العمل (Workflow)

  • كشوفات الرواتب الشهرية
  • سجلّات الحضور اليومي
  • ساعات اقتطاع الحضور اليومية والشهرية
  • تغيير المعلومات الشخصية
  • الوثائق الرسمية للموظفين

الطّلبات في بيان لإدارة مسار العمل (Workflow)

  • طلبات المغادرة والإجازة
  • طلبات العمل في يوم الإجازة
  • طلبات التنبيه والتقدير
  • طلبات تغيير الراتب
  • طلبات توظيف موظف جديد وتجديد العقد
  • إحالة الموظف
  • طلبات تغيير حالة الموظف
  • طلبات القروض والسُّلف
  • طلبات تقييم فترة التدريب
  • طلبات التدريب الداخلي والخارجي
  • طلبات العمل الإضافي

التّرحيل في بيان لإدارة مسار العمل (Workflow)

  • يمكن ترحيل طلبات تغيير الراتب، القروض والسلف إلى برنامج سلم الرواتب في بيان بعد الموافقة التامة على هذه الطلبات
  • يمكن ترحيل كافة الطلبات الأخرى إلى برنامج الموارد البشرية في بيان بعد الموافقة عليها بشكل كامل

إدارة الموافقة على الطلبات في بيان لإدارة مسار العمل (Workflow)

  • إن الموافقة على الطلبات تتم من قبل مسخدمين معرّفين مخوّلين بعدد غير محدود من التواقيع
  • تعريف قواعد الموافقة على الطلب من قبل المستخدم مع الأخذ بعين الاعتبار كلا من وظيفة الموظف، الدائرة التي يعمل فيها، القسم، المهمة، الفئة، الدرجة، ونوع الموظف
  • يمكن تعريف قواعد الموافقة على الطلب لكل نوع طلب ولكل نوع إجازة
  • يرسَل إشعار الموافقة على الطلبات عبر البريد الإلكتروني
  • يمكن تحويل الموافقة على الطلب لموظف آخر في حال عدم موافقة الشخص المعني عليها خلال فترة زمنية معينة
  • إرسال الموافقة
  • تعريف قوائم الإشعارات وإشعارات الطلبات من قبل المستخدم
  • مصمم تقارير للطلبات المطبوعة

تطبيقات عمليّة

يعمل نظام بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) على تقليل التكلفة والوقت والأدوات المستخدمة.
وبالتالي سيوفرّ بيان لإدارة مسار العمل (Workflow) الوقت اللازم لإتمام الأعمال الورقية غير اللازمة ويقوم في الوقت ذاته من الموافقة والتوقيع على كافة الطلبات. وعلى هذا فهو يوفر الوقت الذي يستهلكه كل من موظف الموارد البشرية، ومدير الموارد البشرية، والمراقب المالي وقسم المحاسبة ومدير القسم.

دراسة حالة (1): دورة طلب التوظيف

ماذا يحدث عند تقديم طلب التوظيف والتي تعد مهمة خاصة بالموارد البشرية يحتاج إتمامها إلى نحو الأسبوع؟

  • يقوم مدير القسم المعرّف في طلب التوظيف بالتوقيع عليه وإرساله إلى دائرة الموارد البشرية.
  • يستعرض مدير الموارد البشرية طلب التوظيف، ثم يقوم بمقارنته بالميزانية المخصصة، وبعد استعراضه للرواتب والتوقيع على الطلب، يقوم بإرساله إلى المراقب المالي.
  • يقوم المراقب المالي مجددا باستعراض ما سبق ثم التوقيع على الطلب.
  • يتم تحويل طلب التوظيف إلى المدير العام للموافقة النهائية.

باستخدام بيان لإدارة مسار العمل (Workflow)، يتم حساب الميزانية تلقائيا وعرض الشواغر بشكل يسهل الاطلاع عليها.

دراسة حالة ( 2): ما الذي يستدعي استخدام بيان لإدارة مسار العمل (Workflow)؟
  • يعمل ببان لتتبع مسار العمل على توفير الوقت لكل من دائرة الموارد البشرية ومدراء الأقسام.
  • توفير بيئة عمل غير ورقية.
  • متابعة إجراءات الموارد البشرية اللازمة.
  • تسريع عملية الموافقة والتي تتضمن تحويل الموافقة على الطلب إلى مسؤول آخر.
  • تقليص احتمالية وقوع الأخطاء البشرية.
  • تقليص ضغط عمل الدائرة المالية حيث يسمح باستعراض كشوفات الرواتب في ملف الموظف مباشرة.
  • الحساب التلقائي وتوفير الوثائق الأساسية كالوثائق المطلوبة لدائرة ضريبة الدخل.

الميزات التقنية

  • نظام التشغيل (المستخدم) : Microsoft Windows 7 Enterprise or later
  • نظام التشغيل (الخادم) : (Microsoft Windows Server 2012 R2 (64-bit
  • قاعدة البيانات : Microsoft SQL Server 2012 (64-bit) Standard or Enterprise Edition with Service Pack 2 installed
  • التّركيب: Microsoft .NET Framework 4.5
  • الصّيانة: نُسخ احتياطية تلقائية للبيانات على جهاز الحاسوب أو عبر وسائط خارجية
  • السّلامة: العمل على فحص محسن قاعدة البيانات وسلامته عند الحاجة